Um unsere Projekte in Tansania effizient organisieren zu können, entwickelten wir zur Zeit mit Alinaswe einfache Managementstrukturen. Eine wesentliche Säule dieser Struktur ist ein Jahresplan, ein Monatsplan und die Protokollierung von Besprechungen. Außerdem müssen Rechnungen gesammelt, dokumentiert und alle Gelder von uns in kontrollierbarer und nachvollziehbarer Form dokumentiert werden.
Nach anfänglichen Schwierigkeiten und vielen Erklärungen, was wir überhaupt wollen fertigt Alinaswe jetzt solche Pläne und Protokolle an. Für uns ist dabei wichtig, dass Arbeitsaufträge oder Berichte, die wir hier in Deutschland brauchen, termingerecht abgeliefert werden. Außerdem können wir auf diese Weise über andere Projektpartner die Arbeiten vor Ort kontrollieren. Die Vereinbarungen, die bei Besprechungen getroffen werden, sind mit einem Zeitplan und einem klar definierten Arbeitsauftrag für eine verantwortlichen Person schriftlich festgehalten. Wir fordern die Einhaltung dieser Vereinbarungen und machen die weitere Auszahlung von Geldern von der Einhaltung der Vereinbarungen abhängig. Auf diese Weise bilden sich langsam Strukturen heraus, die sich von einem ortsüblichen unverbindlichen „Herumwursteln“ und Vergessen von länger zurückliegenden Aufträgen deutlich unterscheiden.
Alinaswe, unser Mann vor Ort äußert sich dazu sehr positiv, weil er merkt, dass diese Form des Managements seine Arbeit effizienter macht. Mit dem Nachrichtendienst „Whats up“ übermittelt Alinaswe diese Protokolle und Pläne sofort nach Fertigstellung. Außerdem informiert er uns in Wort und Bild über den aktuellen Stand der Projekte. „Whats Up“ hat sich für unsere Arbeit als bestes geeignetes Kommunikationsmittel herausgestellt, da wir neben Texten auch Fotos austauschen können. So berichten wir auch Alinaswe und anderen Projektpartnern über „Whats up“ über unsere Vereinsarbeit. So erleben unsere Freunde, dass in Deutschland Spendengelder mit harter Arbeit erwirtschaftet werden. Außerdem wächst dadurch das Verständnis für die Lebenswirklichkeit von uns allen und Freundschaften vertiefen sich.
Teil der Monatsplanung für Dezember
